MISURE ORGANIZZATIVE SUL DIRITTO D’ACCESSO – CIRCOLARE MINISTERO DELLA GIUSTIZIA 08/03/2006
CIRCOLARE 8
marzo 2006
(pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale n. 86 del 12 aprile 2006)
MISURE
ORGANIZZATIVE SUL DIRITTO D’ACCESSO.
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241, concernente il procedimento amministrativo
ed il diritto di accesso ai documenti amministrativi, come modificata ed
integrata dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15 e dal decreto-legge 14 marzo 2005,
n. 35, convertito, con modificazioni, dalla legge 14 maggio 2005, n. 80;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352,
riguardante il regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio e dei
casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi;
Visto il decreto ministeriale 25 gennaio 1996, n. 115, pubblicato nella Gazzetta
Ufficiale dell’11 marzo 1996, n. 59, che ha adottato il «Regolamento concernente
le categorie di documenti formati o stabilmente detenuti dal Ministero di grazia
e giustizia e dagli organi periferici sottratti al diritto di accesso»;
Vista la circolare ministeriale del 10 marzo 1997, pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale del 19 marzo 1997, n. 65, contenente misure organizzative sul diritto
di accesso. Accesso ai documenti del Ministero di grazia e giustizia;
Visto il decreto legislativo del 22 luglio 1999, n. 261 di attuazione della
direttiva 97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno
dei servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del
servizio;
Riconosciuta l’opportunità di dettare le misure idonee a permettere l’esercizio
del diritto di accesso ai predetti documenti in linea con la normativa
attualmente vigente;
Dispone quanto segue:
1) Competenza a decidere sull’istanza di accesso.
La competenza a decidere sull’istanza di accesso spetta al responsabile
dell’apposito procedimento che, ai sensi dell’art. 4, comma 7, del decreto del
Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, è il dirigente, o altro dipendente
da questo delegato, addetto all’unità organizzativa competente a formare l’atto
o a detenerlo stabilmente. Tale principio è applicabile anche nel caso di atti
infraprocedimentali.
2) Presentazione della domanda di accesso.
All’atto della presentazione della richiesta d’accesso, il richiedente deve
esibire un valido documento di identificazione.
Coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone giuridiche o
di enti, nonchè i tutori e i curatori delle persone fisiche, devono produrre,
oltre al documento di identificazione personale, idoneo titolo che attesti tale
qualità.
Nel caso di rappresentanza di persone fisiche (a parte i casi di rappresentanza
legale dianzi indicati), il titolo di cui sopra consisterà in un atto di delega
dell’interessato con sottoscrizione autenticata a norma dell’art. 30 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Per l’accesso a
documenti che concernano la sfera di riservatezza del delegante, la delega deve
essere specifica.
Le amministrazioni, le associazioni e i comitati portatori di interessi pubblici
o diffusi devono specificare con la richiesta di accesso l’interesse concreto
alla visione del documento.
La procura alle liti non abilita di per sè il difensore a richiedere per conto
dell’assistito l’accesso ai documenti di carattere amministrativo.
Le richieste non possono essere generiche ma devono consentire l’individuazione
del documento cui si vuole accedere. Esse possono, peraltro, riferirsi a più
documenti, ovvero a documenti giacenti presso organi del Ministero aventi sede
diversa, purchè gli atti riguardino il medesimo procedimento.
Le richieste di accesso possono essere informali o formali secondo il disposto
degli articoli 3 e 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del
1992. Le richieste non formali possono essere verbali o scritte. Quelle formali
possono essere solo scritte.
Le richieste di accesso scritte, sia formali che informali, sono compilate
secondo il formulario di cui all’allegato 1 o altro analogo e vanno presentate
presso gli uffici competenti a formare l’atto ovvero a detenerlo stabilmente.
Esse vanno protocollate e su di esse va apposto il timbro attestante la data di
ricezione.
Sulla richiesta di accesso scritta sono annotati gli estremi della persona che
eventualmente accompagna l’interessato per la visione dei documenti.
Le richieste di accesso verbali sono annotate su un apposito registro.
L’invito alla presentazione di richiesta formale di accesso di cui all’art. 4,
comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, è redatto
in calce al modulo della richiesta informale con indicazione della data e con la
sottoscrizione del responsabile dell’ufficio. L’interessato vi appone la propria
firma per presa visione. Se la richiesta è presentata verbalmente l’invito alla
presentazione di richiesta formale, redatto dal responsabile del procedimento,
deve essere contestualmente consegnato all’interessato o comunicato allo stesso.
L’ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta della avvenuta presentazione della
richiesta formale.
Le richieste formali di accesso di competenza di altre amministrazioni sono
trasmesse a queste ultime dandone comunicazione al richiedente.
Le richieste di accesso formale a mezzo del servizio postale devono essere
effettuate con raccomandata con avviso di ricevimento. La data di presentazione
è quella in cui l’istanza perviene all’ufficio competente e la ricevuta di
ritorno equivale a comunicazione della ricezione dell’istanza.
Per quanto concerne le richieste irregolari o incomplete si applica il comma 6
dell’art. 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992 in base
al quale l’amministrazione deve darne, entro dieci giorni, tempestiva
comunicazione al richiedente tramite raccomandata o altro mezzo idoneo ad
accertare la ricezione.
Il termine finale del procedimento è quello di cui al comma 5 del citato art. 4
del decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, pari a trenta
giorni decorrenti dalla data di presentazione o ricezione della richiesta a
norma dell’art. 25, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241; tale termine
resta, peraltro, sospeso nel caso di richiesta irregolare o incompleta per il
periodo compreso tra la comunicazione al richiedente e la regolarizzazione.
3) Accoglimento o rigetto dell’istanza.
La decisione sulla richiesta dell’accesso formale è comunicata dall’ufficio
competente. Si ricorda a tale proposito che, ai sensi dell’art. 5, comma 2, del
decreto del Presidente della Repubblica n. 352 del 1992, l’atto deve contenere
l’indicazione dell’ufficio, nonchè della sede presso cui rivolgersi, e di un
congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere
visione dei documenti o per ottenerne copia.
Trascorso il predetto periodo senza che il richiedente abbia preso visione del
documento, la pratica è archiviata e l’interessato deve presentare una nuova
richiesta di accesso.
Come stabilito dall’art. 7 del decreto del Presidente della Repubblica n. 352
del 1992, l’atto di rifiuto, limitazione o differimento, a norma dell’art. 24
della legge 7 agosto 1990, n. 241, dell’accesso richiesto in via formale deve
essere adeguatamente motivato.
In particolare deve contenere l’indicazione:
a) dell’ufficio che ha trattato la pratica di accesso;
b) del documento oggetto della richiesta;
c) dei motivi del rifiuto, della limitazione o del differimento;
d) ei termini per la presentazione del ricorso al tribunale amministrativo
regionale.
4) Modalità di esercizio dell’accesso.
L’Ufficio per le relazioni con il pubblico è competente a fornire tutte
informazioni sulle modalità di esercizio del diritto di accesso e sui relativi
costi. Le medesime funzioni sono svolte presso gli uffici periferici
dell’amministrazione dalle rispettive segreterie e presso gli uffici giudiziari
dalle cancellerie o dalle segreterie giudiziarie.
Rientra nelle funzioni degli uffici di cui sopra: indicare gli uffici dove gli
interessati possono accedere ai fini della presentazione della domanda di
accesso, della consultazione e dell’estrazione di copia dei documenti ovvero
dell’acquisizione di informazioni, nonchè indicare agli interessati i luoghi di
consultazione.
Presso gli uffici in questione, ed a loro cura, andranno predisposti, o comunque
individuati, appositi locali per la pubblicazione e la consultazione, salve le
norme sull’esclusione dall’accesso, delle seguenti categorie di documenti: bandi
e graduatorie di concorso, nomina delle commissioni di concorso, criteri di
valutazione degli organi collegiali, istituzione di corsi di formazione
professionale e di aggiornamento, indizione di seminari di studio, bandi di
gara, pubblicazioni di posti vacanti, pubblicazioni di trasferimenti, ordini del
giorno e verbali del consiglio di amministrazione, raccolte dei regolamenti
ministeriali e di circolari, graduatorie per il diritto allo studio,
provvedimenti di ammissione agli albi professionali, nonchè tutti gli atti a
carattere generale o rivolti a destinatari indeterminati.
I documenti in questione saranno immediatamente resi disponibili presso i locali
per la consultazione e ciascun ufficio predisporrà l’indice dei documenti di
propria competenza e ne curerà l’aggiornamento.
La visione del documento oggetto della richiesta di accesso, diverso da quelli
posti nei locali di consultazione di cui sopra, ha luogo presso l’ufficio che lo
ha formato o che lo detiene in forma stabile. Potranno anche destinarsi locali
idonei per un agevole esame dei documenti, curando tuttavia che vengano adottate
le opportune misure di vigilanza. Ove non sia possibile mettere il documento a
disposizione dell’interessato contestualmente all’accoglimento della domanda di
accesso, lo stesso è reso, comunque, disponibile in un giorno che sia il più
vicino possibile alla data di accoglimento della domanda, tenendo conto del tipo
di documento e del tempo occorrente, nonchè della difficoltà per il suo
reperimento, e, comunque, non oltre il termine di trenta giorni dalla data di
presentazione della domanda.
Nei casi di segretezza o di riservatezza di alcune informazioni, sono
selezionate le parti di cui deve essere assicurata la disponibilità. Della
presa visione è redatta apposita dichiarazione sottoscritta dall’interessato.
In caso di accesso a documenti mediante estrazione di copie ovvero a documenti
raccolti o conservati mediante strumenti informatici, l’accesso sarà consentito
esclusivamente con l’ausilio di personale dell’Amministrazione. Ove tecnicamente
possibile, copia dei dati informatizzati potrà essere rilasciata sugli appositi
supporti forniti dal richiedente. In tal caso la copia non puo’ essere
rilasciata quale copia autentica.
Se il rilascio delle copie non avviene contestualmente all’accoglimento della
domanda di accesso, le medesime copie, predisposte dall’Amministrazione nel
termine di cui all’art. 4, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica
n. 352 del 1992, rimangono depositate presso l’ufficio competente per sessanta
giorni dal momento in cui l’accesso è consentito. Qualora non vengano ritirate
entro tale termine la pratica è archiviata ed il richiedente deve presentare
una nuova richiesta di accesso.
In ogni caso la consegna di copia del documento al richiedente deve essere
attestata da dichiarazione per ricevuta sottoscritta da quest’ultimo.
Se l’interessato chiede di ricevere tramite servizio postale le fotocopie dei
documenti richiesti, queste sono trasmesse, all’indirizzo indicato nella
richiesta, previo versamento da parte del destinatario dell’importo dovuto per
la trasmissione, calcolato dall’Ufficio sulla base dell’esame della richiesta,
da corrispondersi mediante versamento su conto entrate dello Stato, da
effettuarsi con le seguenti modalità: versamento sul capo XI del Ministero
della giustizia, capitolo 3530 «entrate eventuali e diverse concernenti il
Ministero della giustizia», Centro di Responsabilità (C.D.R.) «Organizzazione
giudiziaria del personale e dei servizi», U.P.B. 10.2.1 direttamente presso la
Tesoreria provinciale dello Stato ovvero attraverso opportuno bollettino di c/c
postale intestato alla sezione di Tesoreria provinciale dello Stato
territorialmente competente, all’uopo indicando la causale del versamento. La
quietanza o la ricevuta di versamento deve essere inviata all’ufficio competente
1.
Nel caso di documenti contenenti, in parte, informazioni segrete o non
accessibili all’interessato, possono essere rilasciate copie parziali dei
documenti stessi. Tali copie, ove possibile, devono comprendere la prima e
l’ultima pagina del documento e le pagine omesse devono essere indicate.
5) Rimborso delle spese ed imposta di bollo per il rilascio delle copie.
Il rilascio di copia dei documenti è subordinato al pagamento del costo di
riproduzione secondo quando disposto dalle delibere del consiglio di
amministrazione di questo Ministero del 24 giugno 1994 e del consiglio di
amministrazione degli archivi notarili dell’8 novembre 1994 e in conformità
alla nota della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 19 marzo 1993, prot.
n. UCA/27720/928/46, all’importo fisso di euro 0,52 per il rilascio da una a due
copie, di euro 1,04 da tre a quattro copie e cosi’ di seguito. Le somme dovute
vengono corrisposte mediante applicazione di marche da bollo su ogni facciata da
annullarsi con il datario a cura dell’ufficio ricevente.
La tariffa puo’ essere annualmente modificata dai suddetti consigli di
amministrazione in base al costo del servizio.
Nel caso in cui il rilascio di copia comporti l’uso di apparecchiature speciali
o una procedura di ricerca di particolare difficoltà ovvero richieda formati
specifici su carta speciale, la determinazione del corrispettivo è effettuata
dal Ministero, ferme restando le disposizioni vigenti in materia di bollo,
diritti di ricerca e di visura.
Qualora, infine, le fotocopie debbano essere rilasciate in forma autentica,
l’interessato è tenuto ad assolvere l’imposta di bollo mediante la
presentazione delle relative marche al momento della consegna dei documenti:
l’ufficio ne cura l’annullo con bollo e data.
1 Il presente comma è stato cosi’ modificato a seguito dell’entrata in vigore
del decreto legislativo n. 261 del 22 luglio 1999 di attuazione della direttiva
97/67/CE concernente regole comuni per lo sviluppo del mercato interno dei
servizi postali comunitari e per il miglioramento della qualità del servizio.
6) Archivi delle istanze di accesso.
Gli archivi di cui all’art. 11, comma 1, del decreto del Presidente della
Repubblica n. 352 del 1992, dovranno essere istituiti presso gli uffici
destinatari delle domande di accesso.
Le richiest
